Управління забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради

Основними завданнями управління є:

Здійснення організаційного, інформаційного, консультативного, аналітичного, документального забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради щодо реалізації ним повноважень керівника секретаріату представницького органу місцевого самоврядування.

Взаємодія між структурними підрозділами секретаріату Київської міської ради та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з метою забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.

Опрацювання кореспонденції та інформації, що  надходить безпосередньо або за дорученням Київського міського голови на розгляд заступнику міського голови - секретарю Київської міської ради  в інформаційно-телекомунікаційній системі “Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва” на базі системи електронного діловодства “АСКОД”, відповідно до Порядку роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі “Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва” у Київській міській раді.

Висвітлення діяльності заступника міського голови-секретаря Київської міської ради шляхом розміщення інформаційних повідомлень на офіційному веб-порталі Київської міської ради (http://kmr.gov.ua/) та своєчасне надання відповідної інформації засобам масової інформації для забезпечення формування позитивного іміджу заступника міського голови-секретаря Київської міської ради.

 Створення інформаційних приводів для висвітлення діяльності заступника міського голови-секретаря Київської міської ради, а також організація публічних заходів за участю засобів масової інформації та громадськості: прес-конференцій, брифінгів, круглих столів, інтерв'ю тощо.

Організаційне забезпечення та контроль за підготовкою матеріалів для розгляду на пленарних засіданнях, Президіях, Погоджувальних радах, нарадах під головуванням чи за участю заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.

Забезпечення та контроль виконання завдань і доручень заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.

Управління відповідно до покладених на нього завдань:

Бере участь у засіданнях Президій, Погоджувальних рад, постійних комісій, нарадах, інших заходах у разі розгляду питань, що стосуються компетенції управління; в організації і проведенні семінарів, занять з працівниками структурних підрозділів секретаріату Київської міської ради з питань, що належать до компетенції управління.

Здійснює в установленому порядку розгляд звернень структурних підрозділів секретаріату Київської міської ради з питань, що належать до компетенції управління, бере участь у розгляді звернень громадян, державних органів, правоохоронних органів, органів суддівського самоврядування, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян.

Здійснює спільно з іншими структурними підрозділами секретаріату  заходи, спрямовані на забезпечення умов для ефективної управлінської діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.

За дорученням заступника міського голови - секретаря Київської міської ради бере участь в організації та координації процесу планування в Київській міській раді, підготовці аналітичних звітів за результатами діяльності Київської міської ради та здійсненні моніторингу виконання документів планового характеру.

Забезпечує планування та складення розпорядку робочого дня заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, формує та опрацьовує його робочі плани, організовує підготовку необхідних матеріалів із окремих питань управлінської діяльності.

Організовує підготовку довідкових, інформаційно-аналітичних матеріалів для розгляду на  нарадах, зустрічах, конференціях та інших заходах під головуванням чи за участю заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.

У межах свої компетенції забезпечує якісне та своєчасне  опрацювання проектів рішень Київської міської ради, розпоряджень Київського міського голови, інших документів, що готуються з доручених заступнику міського голови - секретарю Київської міської ради питань.

Бере участь у підготовці, а в разі потреби готує матеріали для публічних виступів заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, в тому числі у засобах масової інформації.

Аналізує, збирає та обробляє інформаційні повідомлення у засобах масової інформації, пов'язані із діяльністю заступника міського голови-секретаря Київської міської ради, для можливості оперативного реагування та стратегічного формування моделі подальшої інформаційної політики.

   За дорученням керівника секретаріату вивчає питання, порушені структурними підрозділами, готує доручення та розпорядження заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, сприяє взаємодії між структурними підрозділами при виконанні доручень та розпоряджень, здійснює контроль за їх виконанням.

Здійснює попередній розгляд та опрацювання службової кореспонденції та звернень громадян, що надходять на адресу Київської міської ради та на розгляд або на погодження заступнику міського голови - секретарю Київської міської ради.

Готує проекти доручень  щодо розгляду по суті порушених питань, вносить резолюції та передає щоденно через управління про роботі із кореспонденцією Київського міського голови та Київської міської ради службову кореспонденцію і звернення громадян з дорученнями структурним підрозділам для їх виконання.

За дорученням заступника міського голови - секретаря Київської міської ради  бере участь у розробці та розробляє проекти нормативно-правових актів, проекти рішень з питань, що належать до повноважень Київської міської ради, а також проекти правових актів внутрішньоорганізаційного характеру.

Подає заступнику міського голови - секретарю Київської міської ради пропозиції щодо вдосконалення роботи секретаріату, покращення управлінської діяльності.

Разом з відповідними структурними підрозділами секретаріату Київської міської ради бере учать у заходах по підвищенню кваліфікації.

У межах своєї компетенції сприяє взаємодії Київської міської ради з органами суддівського самоврядування, центральними органами та органами місцевого самоврядування, їх посадовими особами, підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян та окремими фізичними особами.

За дорученням заступника міського голови - секретаря Київської міської ради аналізує й опрацьовує законопроекти та проекти інших нормативно-правових актів.

За доручення заступника міського голови - секретаря Київської міської ради забезпечує підготовку проведення сесій Київської міської ради, засідань Президій, Погоджувальних рад, робочих груп для реалізації заступником міського голови - секретарем Київської міської ради своїх повноважень.

Організовує  та забезпечує прийом службових осіб, відвідувачів та гостей заступником міського голови - секретарем Київської міської ради, допомагає у застосуванні відповідних норм етикету і протоколу під час прийому. Організовує проведення переговорів із зарубіжними делегаціями.

Забезпечує організацію особистого прийому громадян заступником міського голови - секретарем Київської міської ради відповідно до графіка прийому, затвердженого у встановленому порядку.

Здійснює організаційне забезпечення проведення нарад, зустрічей та інших заходів, що проводяться заступником міського голови - секретарем Київської міської ради, забезпечує реєстрацію та розсилку доручень, здійснює контроль за виконанням доручень та інформує заступника міського голови - секретаря Київської міської ради про результати цієї роботи.

Вивчає та аналізує матеріали за напрямками діяльності Київської міської ради та відповідний вітчизняний і зарубіжний досвід, готує та надає пропозиції щодо використання загальновизнаних принципів та норм міжнародного права, міжнародних стандартів, спрямованих на вдосконалення існуючої системи, підвищення її ефективності.

Виконує інші завдання відповідно до розпоряджень і доручень Київського міського голови, заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.