Відділ організаційного забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради

    Основними завданнями відділу організаційного та документального забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради  управління організаційного та документального забезпечення діяльності керівництва секретаріату Київської міської ради є:
Здійснення організаційного, інформаційного, консультативного, аналітичного, документального забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.
 Забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради щодо реалізації ним повноважень керівника секретаріату представницького органу місцевого самоврядування. 
    Здійснення координації між структурними підрозділами секретаріату Київської міської ради з метою забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.
    Організація прийому відвідувачів заступником міського голови - секретарем Київської міської ради.
     Відділ  відповідно до покладених на нього завдань: 
    Бере участь у засіданнях Президії, постійних комісій, нарадах, інших заходах у разі розгляду питань, що стосуються компетенції відділу; в організації і проведенні семінарів, занять з працівниками структурних підрозділів секретаріату Київради з питань, що належать до компетенції відділу.
    Здійснює в установленому порядку розгляд звернень структурних підрозділів секретаріату Київради з питань, що належать до компетенції відділу, бере участь у розгляді звернень громадян, державних органів, органів суддівського самоврядування, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян. 
    За дорученням заступника міського голови — секретаря Київради бере участь в організації та координації процесу планування в Київраді, підготовці аналітичних звітів за результатами діяльності Київради та здійсненні моніторингу виконання документів планового характеру.
    Забезпечує планування та складення розпорядку робочого дня заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, формує та опрацьовує його робочі плани, організовує підготовку необхідних матеріалів із окремих питань управлінської діяльності.
Організовує за дорученням заступника міського голови — секретаря Київської міської ради підготовку довідкових, інформаційно-аналітичних матеріалів для його участі в нарадах, зустрічах, конференціях та інших заходах.
Надає пропозиції керівництву секретаріату щодо координації роботи структурних підрозділів  з метою підготовки та проведення заходів за участю заступника міського голови — секретаря Київради.
    Бере участь у підготовці, а в разі потреби – готує матеріали для публічних виступів заступника міського голови — секретаря Київради, в тому числі у засобах масової інформації.
     За дорученням керівництва секретаріату вивчає питання, порушені структурними підрозділами, готує доручення та розпорядження заступника міського голови — секретаря Київради, сприяє взаємодії між структурними підрозділами при виконанні доручень та розпоряджень, здійснює контроль за їх виконанням.
    Здійснює попередній розгляд та опрацювання документів, що надходять на ім’я заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, готує пропозиції до резолюцій. 
Контролює та координує роботу з документами, що надходять на ім’я заступника міського голови — секретаря Київської міської ради та подаються йому на підпис.  
За дорученням заступника міського голови - секретаря Київської міської ради,  бере участь у розробці та розробляє проекти нормативно-правових актів, проекти рішень з питань, що належать до повноважень Київради, а також проекти правових актів внутрішньоорганізаційного характеру.
 Подає заступнику міського голови — секретарю Київської міської ради пропозиції щодо вдосконалення роботи секретаріату, покращення його управлінської діяльності.
 За дорученням заступника міського голови — секретаря Київської міської ради узагальнює, аналізує та систематизує інформацію щодо виданих ним розпоряджень та доручень, а також діяльності структурних підрозділів секретаріату Київради. 
 У межах своєї компетенції сприяє взаємодії Київради з органами суддівського самоврядування, центральними органами та органами місцевого самоврядування, їх посадовими особами, підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян та окремими фізичними особами. 
 За дорученням  заступника міського голови — секретаря Київської міської ради аналізує й опрацьовує проекти законів України, інших нормативно-правових актів, аналізує та узагальнює результати роботи структурних підрозділів секретаріату Київради.
 За дорученням заступника міського голови - секретаря Київської міської ради забезпечує підготовку проведення сесій Київради, засідань Президії, робочих груп для реалізації ним своїх повноважень.
Забезпечує організацію особистого прийому громадян заступником міського голови - секретарем Київської міської ради.
 Здійснює організаційне забезпечення проведення нарад, зустрічей та інших заходів, що проводяться заступником міського голови — секретарем Київради.
 Допомагає у застосуванні відповідних норм етикету і протоколу під час прийому заступником міського голови — секретарем Київради службових осіб, відвідувачів та гостей. Організовує проведення переговорів із зарубіжними делегаціями.
Вивчає та аналізує матеріали за напрямками діяльності Київради та відповідний вітчизняний і зарубіжний досвід, готує та надає пропозиції щодо використання загальновизнаних принципів та норм міжнародного права, міжнародних стандартів, спрямованих на вдосконалення існуючої системи, підвищення її ефективності.
Виконує інші завдання відповідно до розпоряджень і доручень Київського міського голови, заступника міського голови - секретаря Київради,  розпоряджень і доручень керуючого справами.